Để doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số hiệu quả

Không ít doanh nghiệp nhỏ, vừa và siêu nhỏ (MSMEs) đã mạnh dạn đưa ra những khoản đầu tư rất lớn cho công nghệ trong quá trình chuyển đổi số nhưng chưa đạt được hiệu quả như mong đợi. Làm sao doanh nghiệp có thể chuyển đổi số vừa tiết kiệm, vừa hiệu quả?

Doanh nghiệp Binh Bản Liền Homestay quảng bá sản phẩm ống trà lam và trà Shan Tuyết cổ thụ trên Facebook. Nguồn: Binh Bản Liền Homestay

“Chúng tôi gặp rất nhiều doanh nghiệp đầu tư đến ba, bốn trăm triệu cho một hệ thống của mình và giờ không khai thác được mấy, chỉ nhập dữ liệu khách hàng vào thôi, rất lãng phí”, chị Nguyễn Đặng Tuấn Minh - quản lý và đồng sáng lập KisStartup - chia sẻ tại tọa đàm trực tuyến “Chuyển đổi số từ gốc - Hành trang nào cho doanh nghiệp nhỏ?” do KisStartup, Báo Khoa học & Phát triển, và Ấn phẩm Tia Sáng phối hợp tổ chức ngày 27/3.

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, vừa và siêu nhỏ (MSMEs), đang có những suy nghĩ khá đơn giản là chỉ cần ứng dụng các phần mềm hay công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) đã là chuyển đổi số. Điều này khiến doanh nghiệp nôn nóng, muốn đốt cháy giai đoạn và rất dễ đưa ra các khoản đầu tư không hợp lý và lãng phí. Như ví dụ ở trên, chị Tuấn Minh cho biết những doanh nghiệp này đã đầu tư vào các hệ thống phần mềm quá công phu, được thiết kế riêng cho doanh nghiệp mà nhiều khi họ cũng chưa có đủ năng lực để vận hành. Trong khi đó, những phần mềm như vậy thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn.

Vì vậy, trước khi đầu tư vào phần mềm, chị Tuấn Minh khuyên các doanh nghiệp nên đầu tư thời gian để xây dựng những nền móng cho chuyển đổi số trước, đầu tiên là nhận thức và tư duy đúng về chuyển đổi số. Đây là bước đầu tiên nhưng rất quan trọng, là tiền đề để triển khai những bước sau nên có thể sẽ tốn thời gian, phải trở đi trở lại nhiều lần. Những doanh nghiệp đã đầu tư cho công nghệ, phần mềm nhưng chưa hiệu quả vẫn phải quay về bước nhận thức để đánh giá lại mục tiêu và nguồn lực của mình.

Bắt đầu từ số hóa và xây dựng dữ liệu

Không thể có chuyển đổi số nếu không có dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu lớn và dữ liệu nhỏ. Chị Tuấn Minh cho rằng hiện nay, sức mạnh của một doanh nghiệp không chỉ được đo đếm bằng lợi nhuận họ tạo ra mà còn bằng lượng dữ liệu mà họ nắm giữ. “Một doanh nghiệp không có dữ liệu nên được định nghĩa là một doanh nghiệp nghèo”, chị đánh giá. “Dữ liệu đóng vai trò như một tài sản, và tài sản đó phải được bồi đắp”.

Bước đầu tiên của chuyển đổi số là số hóa. Theo chị Tuấn Minh, bên cạnh số liệu liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, dữ liệu của doanh nghiệp còn bao gồm cả văn bản, hình ảnh và video. Bước số hóa các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp không phải là những gì “cao siêu” mà có thể chỉ là chụp ảnh, tạo mã QR, ghi lại thông số, mô tả đặc điểm cho sản phẩm, dịch vụ. Trong giai đoạn đầu, đa số dữ liệu của doanh nghiệp là những dữ liệu nhỏ và không có cấu trúc như một vài thông tin rời rạc về sản phẩm, khách hàng hay phản hồi của họ. Để có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp cần tổng hợp và cấu trúc lại, ví dụ thông tin khách hàng với các trường như tên, tuổi, số điện thoại, số lần mua hàng, hoặc tập hợp và phân tích những phản hồi của khách hàng để biết họ hài lòng và chưa hài lòng về những gì ở sản phẩm của mình. Các dữ liệu hình ảnh và video về sản phẩm, dịch vụ hay video những người nổi tiếng (KOL, KOC) livestream quảng cáo cho doanh nghiệp cũng là những tài sản quý mà doanh nghiệp nên lưu trữ cẩn thận, bởi chúng chứa nhiều thông tin có thể được tái sử dụng trong tương lai.

Giai đoạn số hóa cũng sử dụng những công nghệ rất căn bản, ví dụ như một máy chụp ảnh tốt hoặc chính chiếc điện thoại thông minh mà hầu như ai cũng sở hữu và một số phần mềm đơn giản để tổ chức dữ liệu, thông tin, hình ảnh như Google Drive, Excel. Đặc biệt, ngay từ những bước đầu tiên không hề tốn kém này, doanh nghiệp đã có thể đạt được hiệu quả kinh doanh vượt trội và tạo ra tiền. Doanh nghiệp có thể đăng tải các sản phẩm, dịch vụ của mình trên các kênh mạng xã hội, giúp sản phẩm tiếp cận được lượng khách hàng tiềm năng lớn hơn nhiều và bắt đầu có các đơn đặt hàng trực tuyến. Chị Tuấn Minh lấy ví dụ về doanh nghiệp Binh Bản Liền Homestay (Bắc Hà, Lào Cai) sau khi đăng tải video một du khách nước ngoài lấy ống trà lam trên gác bếp và pha nước uống bên bếp lửa hồng rực trong căn nhà của người Tày trên Facebook đã nhận được tới ba trăm đơn đặt hàng ống trà lam.

Không chỉ tạo ra tiền, số hóa còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và thời gian, mà “thực chất thời gian là tiền”, theo chị Tuấn Minh. Với mô hình kinh doanh trực tiếp hoặc qua điện thoại trước đây, người bán sẽ phải giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ cho từng khách hàng một, và có thể cần nhiều người bán nếu lượng khách của doanh nghiệp lớn. Nhưng giờ đây, tất cả hình ảnh và thông tin về sản phẩm đều đã được đăng tải trên các nền tảng số, khách hàng có thể tự xem và nhắn tin đặt hàng.

Đào tạo nhân lực và đầu tư tinh gọn

Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp khi chuyển đổi số là bỏ ra rất nhiều tiền để trang bị những công nghệ hiện đại nhưng lại không có nhân lực để vận hành những công nghệ đó. Bản thân doanh nghiệp cũng chưa xây dựng được văn hóa và quy trình thu thập và phân tích dữ liệu cho đội ngũ nhân sự của mình. Chị Tuấn Minh cho rằng doanh nghiệp trước tiên cần đầu tư vào những nhân sự có năng lực công nghệ, có thể toàn thời gian hay bán thời gian, miễn là họ cởi mở với sự thay đổi và có cam kết nhất định với doanh nghiệp.

Nhưng điều này không có nghĩa lãnh đạo có thể phó mặc mọi vấn đề công nghệ cho đội ngũ kỹ thuật. Những nhân sự về công nghệ không thể hiểu rõ chiến lược của doanh nghiệp, vì vậy khi được giao phó các phần mềm, họ cũng rất lúng túng, không biết phải làm thế nào. “Nếu lãnh đạo mà sợ công nghệ thì tôi nghĩ là hỏng, công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp chắc sẽ thất bại”, chị Tuấn Minh nói. Theo quan điểm của chị, lãnh đạo phải vượt qua nỗi sợ phần mềm và sẵn sàng ngồi học công nghệ cùng nhân viên. Họ không cần hiểu quá sâu về các khía cạnh chuyên môn nghiệp vụ của phần mềm, nhưng phải hiểu nguyên lý của công nghệ để có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và dựa trên dữ liệu.

Sau thời gian cân nhắc chiến lược, tích lũy dữ liệu và đào tạo nhân lực, doanh nghiệp có lẽ đã sẵn sàng đầu tư cho phần mềm. Lời khuyên của chị Tuấn Minh là “doanh nghiệp nhỏ phải có cách tiếp cận nhỏ”. “Để tránh bị thiệt hại 300 triệu, có thể mình phải thử với 30 triệu trước”, chị nói. Các doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp với quy mô và ngân sách của mình. Chị cho biết thị trường phần mềm hiện nay đã có những phân khúc rõ ràng dành cho các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, và MSMEs đang có rất nhiều lựa chọn về phần mềm với mức giá hợp lý. Các doanh nghiệp cũng nên tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp giải pháp công nghệ khác nhau để đa dạng hóa các sự lựa chọn.

Bài đăng KH&PT số 1340 (số 16/2025)